CASE STUDY · HUDOTECH
Từ cơ hội dự án đến hợp đồng và chỉ tiêu kinh doanh
Một cơ hội dự án xây dựng có thể đi qua nhiều phiên bản báo giá trước khi thành hợp đồng. Ban lãnh đạo cần biết hồ sơ đang ở cấp duyệt nào, đội kinh doanh cần biết việc gì phải làm tiếp, và khi trúng thầu, các mốc thanh toán phải tra được từ hợp đồng và phụ lục. Hudotech xây dựng CRM theo quy trình đó cho một tập đoàn tổng thầu có các dự án trên toàn quốc.
- Một tập đoàn tổng thầu xây dựng tại TP. Hồ Chí Minh
- 2024
- Tổng thầu xây dựng
- CRM web và ứng dụng iOS, Android
01 · BỐI CẢNH
Khi CRM đóng gói không theo được quy trình của tổng thầu
Tập đoàn từng sử dụng một CRM thương mại theo giấy phép. Khi muốn áp dụng cách phê duyệt riêng cho từng cấp kinh doanh, phần mềm đóng gói không cho phép tùy chỉnh theo yêu cầu. Bài toán đặt ra là đưa quy trình của tập đoàn vào CRM, từ tiếp nhận cơ hội và trình báo giá đến ký hợp đồng và giao chỉ tiêu.
Hudotech được mời tham gia sau khi đã triển khai một dự án cho doanh nghiệp khác của cùng vị Chủ tịch. Lần này, Chủ tịch trực tiếp đưa ra yêu cầu và cùng Hudotech làm việc hằng tuần trong nhiều tháng. Trưởng phòng CNTT và một trợ lý của tập đoàn phối hợp xuyên suốt quá trình triển khai.
02 · GIẢI PHÁP
Làm việc hằng tuần với người quyết định quy trình
Các buổi làm việc trực tiếp giúp đội triển khai đi sâu vào những tình huống mà một danh sách tính năng khó mô tả. Khi báo giá cần sửa, hồ sơ thuộc về cơ hội nào? Cấp nào có thể phê duyệt? Nếu hồ sơ dự thầu chưa thành công, đội kinh doanh quay lại đâu để xử lý tiếp? Những câu hỏi này định hình cách CRM liên kết hồ sơ và phân quyền theo vai trò.
Hệ thống phục vụ nhiều nhóm kinh doanh. Nhân viên xử lý đầu mối và cơ hội thuộc phạm vi công việc. Cấp quản lý theo dõi hồ sơ và chỉ tiêu của nhóm. Ban lãnh đạo xem báo cáo chung và tham gia phê duyệt theo cấu hình.
03 · PHẠM VI
Từ đầu mối đến nhiều phiên bản báo giá và hợp đồng
Từ một đầu mối, nhân viên có thể thiết lập hồ sơ doanh nghiệp, người liên hệ và cơ hội dự án. Một cơ hội có thể có nhiều phiên bản báo giá để theo dõi các lần điều chỉnh. Khi kết quả dự thầu chưa thành công, hồ sơ quay lại cơ hội để đội kinh doanh tiếp tục xử lý. Khi thành công, hồ sơ chuyển sang hợp đồng, có thể kèm phụ lục và các khoản thanh toán tương ứng.
CRM cũng có lịch hẹn, nhiệm vụ, trao đổi nội bộ và hồ sơ các tình huống từng được xử lý. Những phần này đặt việc theo dõi khách hàng và công việc phát sinh quanh cùng một quy trình kinh doanh.
Danh sách chức năng CRM
Nhóm người dùng chủ chốt có đầy đủ chức năng. Nhân viên sử dụng các chức năng được cấp theo vai trò và nghiệp vụ.
| Chức năng | Nghiệp vụ |
|---|---|
| Home | Bảng điều khiển và các chỉ số kinh doanh chính. |
| Groups | Quản lý các đội và nhóm kinh doanh. |
| Reports | Xem báo cáo từ dữ liệu hiện có trong CRM. |
| Chatter | Trao đổi thông tin nội bộ. |
| Tasks | Theo dõi nhiệm vụ phát sinh trong quá trình xử lý hồ sơ. |
| Calendar | Quản lý lịch hẹn của nhân viên. |
| Leads | Quản lý đầu mối kinh doanh. |
| Accounts | Quản lý hồ sơ đối tác và khách hàng doanh nghiệp. |
| Contacts | Quản lý thông tin người liên hệ. |
| Opportunities | Theo dõi cơ hội kinh doanh theo dự án. |
| Quotes | Quản lý báo giá và các phiên bản theo cơ hội. |
| Contracts | Quản lý hợp đồng, phụ lục và theo dõi thanh toán. |
| Cases | Tra cứu các tình huống thường gặp và cách xử lý trước đây. |
| Targets | Giao và theo dõi chỉ tiêu của nhân viên kinh doanh. |
04 · ĐIỂM NHẤN
Phê duyệt phân cấp và theo dõi chỉ tiêu hằng ngày
Tập đoàn cấu hình cấp phê duyệt cho dự án, báo giá, hợp đồng và chỉ tiêu. Nhờ vậy, người phụ trách có thể theo dõi hồ sơ đang chờ xử lý ở đâu. KPI được giao trên hệ thống và được tổng hợp thành báo cáo hằng ngày cho lãnh đạo, để việc theo dõi chỉ tiêu gắn với công việc mà các phòng kinh doanh đang thực hiện.
Hudotech sử dụng Odoo 14 Community Edition và PostgreSQL cho web và backend, React Native cho ứng dụng iOS và Android, và Firebase cho thông báo. Hệ thống chạy trên máy chủ cloud Ubuntu do tập đoàn xây dựng và quản lý.
05 · GIÁ TRỊ
Đưa quy trình vào vận hành và tiếp tục bảo trì
Từ khi CRM vận hành chính thức năm 2024, các phòng kinh doanh quản lý đầu mối, cơ hội, báo giá, hợp đồng và chỉ tiêu trên cùng hệ thống theo quy trình của tập đoàn. Lãnh đạo có báo cáo hằng ngày để theo dõi KPI, còn các cấp duyệt có thể xử lý hồ sơ theo thẩm quyền đã cấu hình.
Hudotech bảo trì miễn phí trong năm đầu. Sau đó hai bên ký hợp đồng bảo trì hằng năm và tiếp tục hợp tác ở các dự án khác của tập đoàn.
06 · LỘ TRÌNH DATA & BI
Nối dữ liệu từ đầu mối đến hợp đồng và thanh toán
Báo cáo hiện tại được xây dựng từ dữ liệu trong CRM. Giai đoạn tiếp theo, Hudotech dự kiến kết nối dữ liệu từ các phòng ban, đơn vị trong tập đoàn và các nguồn bên ngoài. Mục tiêu là theo dõi một đầu mối khách hàng xuyên suốt, từ khi được ghi nhận đến lúc trở thành cơ hội dự án, đi qua báo giá, hợp đồng và các mốc thanh toán.
Để nối được hành trình đó, các bản ghi từ nhiều nguồn cần được đối chiếu về cùng khách hàng hoặc dự án. Khi ấy, người phụ trách có thể xem diễn biến của một cơ hội cùng những thông tin liên quan mà các bộ phận khác nắm giữ.
Theo phương án dự kiến, báo cáo Apache Superset sẽ được nhúng trực tiếp vào các chức năng liên quan trong CRM. Quyền xem báo cáo và phạm vi dữ liệu sẽ được thiết lập theo phòng ban và từng nhân sự. Đội kinh doanh có thể xem các cơ hội thuộc phạm vi phụ trách ngay trong CRM, còn cấp quản lý có thể xem báo cáo tổng hợp theo quyền được cấp.
THAM KHẢO THÊM
Dự án và dịch vụ liên quan
TRAO ĐỔI CÙNG HUDOTECH
Trao đổi về CRM cho doanh nghiệp tổng thầu
Khi trao đổi về CRM, hãy bắt đầu từ một hồ sơ báo giá từng qua nhiều lần sửa. Ai giữ phiên bản đang trình, cấp nào có quyền duyệt và đội kinh doanh cần nhìn thấy gì sau khi có kết quả thầu? Một hồ sơ như vậy đủ để hai bên xác định các điểm bàn giao và dữ liệu cần theo dõi.