CASE STUDY · HUDOTECH
Từ nhận đơn đến điều vận và đối chiếu chi phí
Khi Vận tải TNC mở rộng lên ba bãi xe và điều phối hàng trăm phương tiện, giấy tờ và Excel khiến việc theo dõi đơn, chuyến và chi phí tốn nhiều thời gian. Hudotech bắt đầu từ quy trình kinh doanh và điều vận, rồi xây dựng lớp dữ liệu phục vụ báo cáo. Giai đoạn đầu đang dùng thử, song song với phần Data & BI đang được triển khai.
- Công ty Cổ phần Vận tải Thương mại và Dịch vụ TNC
- 2026–2027
- Giai đoạn 1 dùng thử, giai đoạn 2 đang triển khai
- ERP, Data & BI và Zalo Mini App
01 · BỐI CẢNH
Từ một bãi xe đến ba bãi và hàng trăm phương tiện
Năm 2020, khi Hudotech xây dựng website cho TNC, công ty có một bãi và vài chục xe. Website vẫn được sử dụng đến nay. Đầu năm 2026, giám đốc TNC gọi lại khi quy mô đã khác: ba bãi, hàng trăm xe gồm xe công ty và phương tiện thuê hoặc liên kết. Một đơn có thể qua kinh doanh, điều vận, tài xế, đối tác và kế toán, trong khi thông tin còn phân tán trên giấy và Excel. Đến lúc đối chiếu, đội vận hành phải mất thời gian tìm lại ai đã nhận việc, xe nào chạy và khoản nào phát sinh.
Hudotech dành một buổi khảo sát cùng giám đốc để xem hệ thống đang dùng, biểu mẫu và cách các bộ phận bàn giao công việc. Hai bên làm việc hằng tuần trong quá trình triển khai, cập nhật phương án qua nhiều phiên bản khi làm rõ các trường hợp thực tế.
02 · GIẢI PHÁP
Đưa đơn hàng và điều vận lên hệ thống trước
Giai đoạn đầu ưu tiên CRM, bán hàng và vận hành. Đơn bán cho khách, đơn mua dịch vụ từ đối tác vận tải và chi phí của tài xế cần được theo dõi trong cùng quy trình. Khi một chuyến phải giao cho đối tác thay vì dùng xe công ty, kinh doanh vẫn theo dõi phần bán cho khách, còn điều vận và kế toán có căn cứ xử lý phần thuê ngoài và chi phí thực hiện.
Giá cước là một phần của nghiệp vụ. Khách vãng lai và khách B2B theo hợp đồng nguyên tắc có điều kiện khác nhau. Cước có thể điều chỉnh theo biến động giá nhiên liệu, còn một chuyến cụ thể có thể phát sinh lưu xe, thêm điểm bốc hàng hoặc thêm bốc xếp. Quy trình cần ghi được cơ sở tính giá và các khoản phát sinh để khi đối chiếu, người xử lý biết vì sao số cuối khác báo giá ban đầu.
03 · PHẠM VI
Bốn loại đơn, bốn cách tổ chức công việc
- Đơn theo chuyến. Từ yêu cầu lấy và trả hàng, kinh doanh xác định số chuyến và giá. Điều vận phân xe, tài xế hoặc chuyển cho đối tác. Khi xe hỏng giữa chừng, lệnh cũ có thể được thay bằng lệnh mới. Tài xế ghi nhận chi phí và gửi phê duyệt để kế toán đối chiếu.
- Đơn khoán. Trọng tâm là giá trị khoán của công việc. Số chuyến thực hiện không phải căn cứ chính để xác định tổng giá khoán.
- Đơn ca lẻ. Ghi loại và số lượng xe hoặc thiết bị, địa điểm, ngày và ca làm việc. Một yêu cầu có thể gồm nhiều ca ở nhiều ngày.
- Đơn thuê tháng. Ghi loại và số lượng phương tiện, địa điểm làm việc và thời gian thuê từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc.
04 · ĐIỂM NHẤN
ERP và Zalo phục vụ từng vai trò trong chuyến xe
Hudotech chọn Odoo 17 Community Edition làm lõi ERP và xây dựng lại giao diện để nhân sự TNC dễ chuyển sang quy trình mới. Các thao tác thường dùng như nhận đơn, xử lý lệnh điều xe và theo dõi công việc được đặt trong giao diện quen thuộc với người dùng các ứng dụng vận chuyển và ngân hàng tại Việt Nam.
Zalo Mini App mở thêm điểm tiếp nhận và cập nhật công việc cho khách vãng lai, khách B2B, đối tác vận tải, đối tác sửa chữa và nhân sự TNC. Theo thiết kế, khách gửi yêu cầu, xem báo giá và tra cứu trạng thái đơn. Tài xế có thể nhận hoặc từ chối lệnh điều xe, cập nhật tiến độ và ghi chi phí phát sinh. Thử thách tiếp theo là để các nhóm này sử dụng được luồng chung khi công việc đi ra ngoài phạm vi nội bộ TNC.
05 · GIÁ TRỊ VÀ LỘ TRÌNH
Từ dữ liệu từng chuyến đến báo cáo điều hành
Báo cáo điều hành có hai nhịp. Người điều vận cần biết đơn nào chưa báo giá, chuyến nào chưa có lệnh điều xe và chuyến nào đang chạy. Ban giám đốc và kế toán cần đối chiếu doanh thu, chi phí và hiệu quả theo xe, tuyến hoặc hợp đồng. Theo thiết kế, lớp BI đọc dữ liệu từ kho dữ liệu theo nhịp ngày, phục vụ phân tích sau khi dữ liệu được tổng hợp.
- Giai đoạn 1. CRM, bán hàng và vận hành đang dùng thử, dự kiến ra mắt cuối năm 2026.
- Giai đoạn 2. Data & BI đã triển khai khoảng một nửa. Kiến trúc dự kiến đưa dữ liệu từ CRM, Zalo và phần mềm kế toán qua ETL, Data Lake và Data Warehouse để lập báo cáo.
- Giai đoạn 3. Bổ sung quản lý nhân sự và bảo trì, sửa chữa phương tiện.
- Giai đoạn 4. Bổ sung quản lý tài sản và các ứng dụng AI hỗ trợ hệ thống.
Hai bên đặt mục tiêu hoàn thành cả bốn giai đoạn trong năm 2027. Việc đưa quy trình giai đoạn đầu vào vận hành với cả đội xe nội bộ và đối tác là bước tiếp theo để dữ liệu đơn, chuyến và chi phí có thể dùng được cho các báo cáo sau này.
THAM KHẢO THÊM
Dự án và dịch vụ liên quan
TRAO ĐỔI CÙNG HUDOTECH
Trao đổi về ERP cho doanh nghiệp vận tải
Hãy bắt đầu với một đơn có phát sinh: đổi xe, thuê đối tác chạy hoặc bổ sung điểm bốc hàng. Hudotech có thể cùng đội vận hành lần theo ai nhận đơn, ai điều xe và kế toán dựa vào dữ liệu nào để đối chiếu chi phí.